Aktenarchivierung aktuell: Ist Ihr Archiv winterfest

Der schnelle Wintereinbruch hat viele von uns überrascht. Die meisten denken dann zunächst an Winterreifen, Ihre Heizung und die Streusalzvorräte. Aber nur die wenigsten an das Archiv. Gerade in den Wintermonaten bestehen erhebliche Gefahren für ein Archiv. Besonders schlimm sind Wassereinbrüche durch Überschwemmungen, Regenfälle oder Schneeschmelze. Aber auch ein Rohrbruch ist bei extremer Kälte möglich. Besonders kalte und feuchte Dachböden und Keller haben enorme Auswirkungen. Spätestens jetzt sollte man sich die Frage nach besseren Archivierungsmöglichkeiten stellen.
Externe Sicherheitstechnik bringt einen optimalen Schutz für Ihr Archivgut. Weitere Informationen zur Sicherheit im Archiv unter: http://www.online-aktenarchivierung.com/archiv_sicherheit.phphttp://www.online-aktenarchivierung.com/archiv_sicherheit.php

Neben der Sicherheit ist ein externes Archiv auch deutlich preiswerter. Lassen Sie sich ein Angebot von einem Archivdienstleister machen.

Aktenarchivierung Aktuell: Freiflächen

Häufig hört man von Unternehmen, dass für Sie eine externe Aktenlagerung nicht infrage komme, da sie selber über viele Freiflächen verfügen würde. Dieses mag richtig sein jedoch ist zu klären ob die Flächen wirklich für die Aktenlagerung geeignet sind, denn häufig befinden sich diese Flächen im Dachgeschoss oder in Kellerräumen sowie in Garagen oder sonstigen nicht genutzten Gebäuden. Häufig trifft man hier auf eine hohe Luftfeuchtigkeit oder sogar Schimmel sowie extreme Temperaturschwankungen. Solche Umstände sind jedoch schädlich für die jede Form der Aktenlagerung. Neben den Flächen stellen sich weitere Fragen zum Beispiel zu einem funktionierenden und sinnvollen EDV-Systemen das revisionssicher arbeitet und geschultem Personal Aber auch weitere Kosten für Brandschutz, Sicherheit oder Regaltechnik bleiben häufig bei dieser Betrachtung außen vor. Unser Tipp: Sie sollten sich über die Aktenarchivierung gründlich informieren www.online-aktenarchivierung.com/externe_achivierung_vorteile.php

Aktenarchivierung aktuell: elektronische Erfassung

Haben Sie Ihren Datenbestand schon elektronisch erfasst. Oder nach dem Ikea Motto: Suchst Du noch oder Findest Du schon?“ Leider haben immer noch viele Unternehmen ihre Archive nicht inventarisiert. Darum gestaltet sich die Suche häufig schwierig und langwierig. Bevor man sich auf die Suche nach einer guten Inventarisierungssoftware begibt, sollte man die Frage nach der Lagerung stellen. Denn externe Archivier bieten professionelle Lösungen kostenlos mit der Lagerung an. Neben der Beratung wie das Archiv strukturiert sein sollte, erhält man eine revisionssichere Lösung sowie eine Onlinelösung gratis. Dazu entfallen die Personal sowie Raumkosten. Weitere Einsparungen erfahren Sie hier: www.online-aktenarchivierung.com/vorteile_externe_achivierung.php

Vorbereitungen bei der externen Archivierung

Sollte der Entschluss zur externen Archivierung gefallen sein, gilt es die Vorbereitungen zu treffen. Aber Vorsicht diese sollten immer in Abstimmung mit dem Archivierer gemacht werden. Denn sonst können schnell Arbeiten doppelt ausgeführt werden. Eine der ersten Fragen ist die nach dem Datenbestand. Sind schon Listen in Excel vorhanden? Dann sollten die elektronischen Datensätze mit dem neuen Partner besprochen werden, ob diese eingelesen werden können. Die richtige Indexierung ist der Schlüssel zum Erfolg. Darum sollte man genau überlegen, nach welchen Feldern man zukünftig suchen soll. Auch die Frage nach der richtigen Lagerform mit Kartonauswahl, sowie die Frage nach der Einzel- bzw. Kartonerfassung muss entschieden werden. Mehr im Internet unter: http://www.online-aktenarchivierung.com/externe_archivierung_vorbereitung.php

Als Abschluss sollte eine Vorort Besichtigung erfolgen, damit später keine Überraschungen entstehen. Hier geht es um Pufferflächen, Aufzüge, Parkmöglichkeiten u.v.m.

Professionelle Aktenarchivierung für Unternehmensakten

Professionelle Aktenarchivierung für Unternehmensakten

Wie oft suchen Sie in Ihrem Archiv nach Dokumenten und Unterlagen. Meist dauert die Suche sehr lange oder wird irgendwann ganz abgebrochen. Die Gründe dafür liegen in einer unstrukturierten Ablage, in überfüllten Archiven und einer fehlenden Archivstruktur. Das muss nicht sein, denn professionelle Archivdienstleister bieten umfangreiche Lösungen an, die Ihnen viele Vorteile bringen. Hier die wichtigsten: Vollständige Transparenz, immer die richtige Archivgröße, da Sie nur das bezahlen, was Sie nutzen. Keine Wissensbündelung bei einzelnen Personen, die krank oder das Unternehmen verlassen werden. Einhaltung der gesetzlichen, sowie Brandschutzvorschriften. Viele weitere Vorteile der externen Archivierung bei einem professionellen Dienstleister findet man im Internet unter: www.online-aktenarchivierung.com/externe_archivierung_vorteile.php

Aktenarchivierung für Unterlagen aus 2001 & 2005

Sollten Sie in den kommenden Wochen Ihr Archiv umräumen, so können wieder Dokumente vernichtet werden, die die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen überschritten haben. Dazu zählen bei einer 6-jähringen Aufbewahrungsfrist z.B. Lohnkonten sowie Handels- oder Geschäftsbriefe. Diese können für den Jahrgang 2005 und älter vernichtete werden.
Dokumente mit einer 10-jährigen Aufbewahrungsfrist wie z.B. Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen oder Lageberichte können jetzt ab dem Jahr 2001 oder älter vernichtet werden.
Weitere Dokumententypen für die eine 6- oder 10- jährige Aufbewahrungsfrist gilt finden Sie unter: http://www.online-aktenarchivierung.com/
Aber Achtung sollte es sich um eine vorläufige Steuerfestsetzung oder eine begonnene Außenprüfung, eine schwebende Außenprüfung oder anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen handeln, so sind die entsprechenden Dokumente weiter aufzubewahren.
Eine unendliche Aktenarchivierung gilt für Verträge, Urkunden und notariell beglaubigte Dokumente und Policen sowie Gerichtsurteile.